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eMail  10.04.2018

Newsletter und die DSGVO

Mit dem neuen DSG 2018 und der Datenschutz Grundverordnung der EU wird auch beim Newsletter nachgeschärft werden müssen. Wann ein Newsletter den strengen Kriterien genügt, haben wir hier zusammengefasst.

Die Details zur DSGVO klärt unser Special, das alles zum Datenschutz und den rechtlichen Grundlagen in Europa zeigt:

Datenschutz - DSGVO, DSG und mehr für Unternehmen

Hier gehen wir speziell auf den Versand von Newslettern ein um aufzuzeigen, wann ein System korrekt implementiert ist. Da eMail-Adressen personenbezogene Daten sind, ist deren Speicherung und Verarbeitung auch hierfür relevant, zusätzlich erhobene Informationen (IP-Adressen) ebenfalls.

Beginnen wir beim Eintrag in einen Newsletter: Hier muss auf Datensparsamkeit geachtet werden, eine Eintragung ausschließlich mit der eMail-Adresse muss nun möglich sein - für den Versand eines eMails braucht es schließlich nicht mehr als das. Optionale weitere Felder dürfen zwar angeboten, aber nicht verpflichtend gemacht werden. Genauso gibt es ein Verbot von Verbindungen verschiedener Elemente - den Newsletter an ein Gewinnspiel zu binden, ist damit nicht mehr möglich, das Gewinnspiel muss auch ohne Newsletter möglich sein! Man spricht dabei vom Kopplungsverbot, das insbesondere auch jene treffen wird, die Newsletter-Kontakte über eBooks und andere digitale Goodies generieren wollen.

Die nächste Änderung bei gespeicherten persönlichen Daten ist, dass bereits bei der Eintragung die Informationspflichten zu den Rechten und der Art der Speicherung existieren - diese sind mitunter umfangreich, können aber auch verlinkt werden. Sie müssen aber 'lesbar' sein, keinesfalls also versteckt in AGB daher kommen. Manche meinen sogar, dass erst eine abzunickende Checkbox als Zustimmung gilt, eine gut lesbare Information ober dem Anmeldebutton dürfte aber genauso durchgehen.

Inhalt der Datenschutzerklärung beim Newsletter

Die Informationspflicht bei der Eintragung betrifft die Inhalte, die gespeichert werden und die Dauer der Speicherung. Rechtsgrundlage und Kontakt (zu Unternehmen und Datenschutzbehörde) sind einfach, der Hinweis auf Rechte auf Information, Löschung, Berichtigung Pflicht. Die Informationspflicht muss natürlich zugehörige Datenverarbeitungen auch umfassen (etwa Statistik-Systeme etc. - siehe unterhalb).



Ein Newsletterformular könnte also beispielsweise aus einem Eingabefeld mit der eMail-Adresse, dem Sende-Button und folgendem Text dazwischen bestehen:

Mustervorlage Newsletter-Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung: Sie tragen hier Ihre Adresse in unseren kostenlosen e-Mail-Verteiler ein, mit dem wir Sie regelmäßig über Neuheiten informieren. Wir speichern nach dieser Einwilligung zum Empfang Ihre e-Mailadresse sowie zur Kontrolle der Eintragungen Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt von Eintragung und Bestätigung ab. Ihre Daten bleiben bis zur Löschung in unserer Datenbank, die Löschung (Widerruf der Zustimmung) können Sie über den Abmelde-Link jederzeit vornehmen (zur Korrektur: ab- und wieder neu anmelden). Für Informationen und Daten-Auskünfte erreichen Sie uns hier [Link/Kontakt], für Beschwerden ist die Datenschutzbehörde [Link/Kontakt] zuständig.



Sollte die Datenverarbeitung über dieses Maß hinaus gehen, so sind die Angaben natürlich zu ergänzen. Wenn Sie personenbezogen eine Klickstatistik führen, muss das beispielsweise ausgewiesen werden. Für die Rechte des Betroffenen kann man auch Web-Dienste anbieten, die Lösch- und Informationspflichten erfüllen. Insbesondere bei einem Tracking über den simplen Versand hinaus muss ein getrennter Widerspruch möglich gemacht und eingehalten werden, was die erforderliche Infrastruktur deutlich umfangreicher macht.



Achten Sie darauf, dass personenbezogene Daten nur über verschlüsselte Verbindungen gesendet werden dürfen - die Website sollte daher SSL nutzen, um die Daten per https zu schützen.

Wird kein eigenes Versandprogramm eingesetzt, sondern ein externer Dienstleister beauftragt, so ist dieser zu benennen und vertraglich an den Datenschutz zu binden (Muster sind unten verlinkt). Die Nutzung von Diensten außerhalb Europas ist an weitere Vorgaben gebunden, weshalb zu lokalen Dienstleistern zu raten ist! Eine Ergänzung der Datenschutzinformation könnte so aussehen:

Erweiterung bei beauftragtem Dienstleister

Wir beauftragen für die Datenverarbeitung das Unternehmen ... in ..., wo die Speicherung Ihrer Daten erfolgt.



Dass die Datenverarbeitung einwandfrei und nachweisbar erfolgt, erfordert auch eine entsprechende Absicherung und Dokumentation. Im Rahmen des Datenschutz-Registers, das Unternehmen führen, muss also all das dokumentiert werden, was an Datenverarbeitung erfolgt - Details dazu im obengenannten Special zur DSGVO. Bei der Gelegenheit lohnt es sich, den Newsletter-Vorgang anhand von Screenshots zu dokumentieren, um bei Problemen einen Nachweis über den Ablauf und die Informationspflichten zu haben.

Apropos Nachweis: Als Newsletterbetreiber ist man in der Pflicht, die Eintragung durch einen User zu protokollieren und gegebenenfalls nachzuweisen. Dies macht man durch 'Confirmed' bzw. 'Double'-Opt-In. Bei der Eintragung erhält der User eine Nachricht, in der er einen Link bestätigen muss - Fremdeintragungen sind damit unmöglich, gleichzeitig ist der Wille zur Einwilligung eindeutig. Diese Bestätigung sollte man tunlichst speichern (Zeitstempel, IP-Adresse, ev. auch zusätzliche Informationen wie Browser etc.). Mit dem Widerruf sind solche Daten aber wieder zu löschen, weshalb dann auch der Nachweis unmöglich wird. Eine Variante wäre nun, statt der Protokollierung mit personenbezogenen Daten (eMail/IP) nur pseudonomisierte Daten zu speichern (also einen Hash, den man eindeutig von der eMail finden kann aber nicht umgekeht zuorendnen kann). So kann man beim Widerruf die eMail löschen und aus dem Hastwert keine eMail mehr zuordnen. Aus pseudonomisierten Daten werden anonymisierte - und die sind nicht mehr personenbezogen. IP-Adressen kann man durch das Wegnehmen von Teilen davon 'entschärfen', gleichzeitig im Anlassfall trotzdem zuordnen bzw. wiederfinden.

Beachten Sie, dass bisherige rechtliche Grundlagen (TKG mit der Opt-In-Regelung etc.) weiterhin bestehen und auch bisherige Eintragungen im Newsletter den neuen Bestimmungen genügen müssen, um legal weiter beschickt werden zu können. Untenstehend finden Sie weitere Informationen zu Newslettern und der DSGVO.

Ihre Meinung dazu? Schreiben Sie hier!

#DSGVO #DSG #Datenschutz #Newsletter #Muster #eMail #Vorlage #Vertrag


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